Obsah
Komunikace s ostatními prostřednictvím obrazovky je stále častější. Ať už je to obrazovka počítače, tabletu nebo smartphonu.Je pravda, že je to rychlý a snadný způsob, jak to udělat, ale někdy, zlozvyk psát ne tak správným nebo neformálním způsobem na chatu nebo jinými prostředky, nám může pomoci, pokud text, který chceme napsat má profesionálnější charakter.
Když musíme poslat seriózní e -mail, všichni chceme, aby nám někdo rozuměl a naše sdělení bylo jasné.
Náš způsob psaní navíc o nás hodně vypovídá, a proto se snažíme, zvláště když má naše zpráva profesionálního adresáta, být co nejsprávnější a adekvátní.
Z tohoto důvodu vám poskytnu řadu tipů, aby vaše e -maily neobsahovaly žádné chyby.
Základní pravidla při psaní e -mailu
Ve svém pozdravu mějte pravdu
Jednou z nejdůležitějších částí při psaní e -mailu je, jak zahájíme konverzaci. Vždy bychom to měli začít pozdravem, aby byl první dojem dobrý
Musíme vědět, jak v každém případě rozlišit, komu je e -mail určen a jaký typ pozdravu použít.
V případě, že si vyměníme několik e -mailů na stejné téma se stejnou osobou, není nutné neustále zdravit.
Dobrý titul je důležitý
E -mail se skládá z několika částí: název, pozdrav, tělo a podpis.
Titulu přikládáme velký význam, protože je to první věc, kterou náš příjemce uvidí. Chci říct, je to jako druh prezentace. V názvu několika slovy reflektujeme, co je obsahem našeho psaní, proto musí být jasné a poskytnout příjemci dostatečné informace o důležitosti našeho sdělení.
Být stručný je ctnost
Když posíláme e -mail, musíme být co nejkonkrétnější. Chceme podávat informace rychle a snadno, a tak to vidí příjemce.
Proto musíme mít ve svých zprávách jasno a nepřehánět zbytečné věci.
Nikdo nemá rád, když musí trávit spoustu času čtením e -mailu, pokud lze zprávu shrnout do několika slov, doporučuje se, aby tomu tak bylo, ušetří to čas oběma stranám.
Vyhněte se použití velkých písmen
Používáme -li při psaní na internetu velká písmena, vyjadřujeme tím, že je naše zpráva křičena.
Velká písmena na internetu to znamená křičet. Nemyslím si, že to je náš záměr v e -mailu, a už vůbec ne, pokud jde o něco profesionálního.
Pamatujte tedy, že pokud nechcete působit špatným dojmem, nepište do e -mailů nic velkými písmeny.
Buďte opatrní s pravopisem
Při psaní je pravopis velmi důležitým bodem.
Stále více jsme zvyklí psát si neformálně s přáteli, používat zkratky atd.
Pamatujte, že dobré používání interpunkčních znamének a dodržování pravidel pravopisu vám nabídne dobrý obraz. To odráží, že jste si na psaní psaní udělali čas a že jste mu dali takový význam, jaký si zaslouží, protože na jeho vzhledu vám záleží.
Použijte prostý text
Zkuste napsat svůj e -mail jako prostý text, protože pokud to uděláte v HTML, někteří uživatelé nemusí být schopni vaši zprávu přečíst, protože ne všechny e -mailové služby tento typ zprávy přijímají.
Tímto způsobem zajistěte, aby zprávu mohli všichni příjemci pomocí prostého textu správně vidět.
Dávejte si pozor na příjemce slepé kopie
Když napíšete e -mail a vyberete možnost slepé kopie, příjemce uvidí, že jste mu tuto možnost odeslali.
V závislosti na tom, v jakých případech je vhodné tuto možnost nevyužít, protože to může vést k nedorozuměním při odrážení těchto informací o nás.
Je důležité být pozorný
Když obdržíme e -mail, musíme být pozorní ke všemu, co obsahuje.
Může obsahovat otázky. Pokud ano, musíme být ve střehu, abychom byli schopni odpovědět na vše, co se od nás požaduje, aniž bychom zapomněli poskytnout jakékoli informace, které jsou po nás požadovány.
Můžeme také poskytnout možné otázky, které se nás budou ptát, a nabídnout informace předem.
Zanechte svůj podpis
Je důležité, aby se na konci vašeho e -mailu objevila všechna potřebná data, která bychom chtěli, aby o nás recepční věděli.
To může zahrnovat všechny informace, které považujeme za relevantní.
V případě, že to uděláme ze svého iPhonu, nezapomeňte odstranit výchozí podpis
Před odesláním si zprávu zkontrolujte
Je to poslední bod, ale ne nejméně důležitý, protože kontrola naší zprávy před jejím odesláním může zabránit mnoha chybám.
Vždy je něco, co se nám nelíbí, jak to bylo napsáno, nějaký přízvuk, který jsme zapomněli dát, nějaké slovo, které zbylo nebo chybí….
Udělejte si tedy poslední chvíli na kontrolu svého psaní a po odeslání nelitujte.
