Miliony lidí na celém světě každý den používají aplikace pro vytváření souborů v Microsoft Office, jako je Word, Power Point nebo Excel. Tyto nástroje lze použít jak ve škole, tak na profesionální i soukromé úrovni. Bez ohledu na použití, které je dáno, nikdo nemá rád ztrátu práce odvedené příčinou mimo naši kontrolu, jako je výpadek proudu, vybití baterie našeho zařízení nebo že jsme kvůli nedopatření dokument zavřeli, aniž bychom účtovat.
Není nic traumatičtějšího, než pracovat na našich souborech a najednou vidět, že se počítač vypne, aplikace se zavře nebo se zhroutí nebo se objeví neočekávaná chyba, která nám brání pokračovat v práci a smaže vše, co jsme zpracovali. Naštěstí všechny nejaktuálnější verze sady Office integrují funkci zvanou AutoRecover, která je ve výchozím nastavení povolena a jejím úkolem je automaticky ukládat práci tak často a dává nám uživatelům Office možnost obnovit uvedené soubory. Tato funkce se liší od automatické ukládání, které funguje synchronizovaně jako OneDrive při ukládání souboru, ale pouze v cloudu.
Když k těmto ztrátám dojde, je možné, že jsme ztratili práci hodin nebo nějaký důležitý dokument, který je obtížné obnovit. Existuje způsob, jak se ukládat automaticky každou minutu, abychom nemuseli při vytváření dokumentu neustále vybírat tlačítko pro uložení. Tímto způsobem, pokud něco ztratíme, bude to jen to, co jsme udělali maximálně v poslední minutě. Pomocí samoobnovení Office budeme schopni zachránit a obnovit to, na čem pracujeme, a tak získat čas a odvahu. Abychom to mohli udělat, musíme mít přístup k přizpůsobení našich dokumentů v Office a být tak klidnější, když pracujeme s Wordem i Excelem nebo Power Pointem.
Funkce AutoRecover automaticky uloží aktuální soubor na pozadí, takže na obrazovce žádný neuvidíme, díky tomu nám při spuštění Wordu, Excelu nebo PowerPointu po zavření Office dává možnost obnovit automaticky uložený soubor, výchozí nastavení je ukládání souborů každých 10 minut.
Dnes Solvetic vysvětlí, jak ukládat dokument každých 5 minut nebo každou minutu ve Wordu, Excelu nebo PowerPointu, a mít tak jistotu, že naše práce bude podporována.
1. Jak automaticky uložit dokument do aplikace Word každých 1 nebo 5 minut
Krok 1
K tomu přistoupíme k dokumentu Microsoft Word a tam přejdeme do nabídky Soubor:
ZVĚTŠIT
Krok 2
Klikneme na sekci „Možnosti“ a v sekci „Uložit“ přejdeme na řádek „Uložit informace automatického obnovení každých“ a do příslušného pole zadáme čas, 5 minut:
ZVĚTŠIT
Krok 3
Nebo každou minutu. Poté změny uložíme kliknutím na OK.
ZVĚTŠIT
Krok 4
Alternativně, pokud jsme si zcela jisti, že informace nikdy neztratíme, můžeme tuto funkci deaktivovat deaktivací pole „Uložit informace automatického obnovení každých“. Změny uložíte kliknutím na OK.
ZVĚTŠIT
2. Jak automaticky ukládat dokument v aplikaci Excel každých 1 nebo 5 minut
Krok 1
Proces je úplně stejný, otevřeme nový soubor aplikace Excel a přejdeme do nabídky Soubor / Možnosti:
ZVĚTŠIT
Krok 2
V zobrazeném okně přejdeme do sekce „Uložit“ a do řádku „Uložit informace automatického obnovení“ zadáme každý hodnotu 5 nebo 1:
ZVĚTŠIT
Krok 3
Kliknutím na Přijmout uložíte změny a pokud nechceme používat funkci AutoRecover, jednoduše pole deaktivujeme. Změny uložíme kliknutím na OK.
ZVĚTŠIT
3. Jak automaticky ukládat dokument v aplikaci PowerPoint každých 1 až 5 minut
Krok 1
Po stejném předchozím řádku přejdeme do aplikace PowerPoint a z nabídky Soubor vybereme Možnosti:
ZVĚTŠIT
Krok 2
Nyní přejdeme do sekce Uložit a v řádku Uložit informace automatického obnovení každých zadáme 5, aby se snímek ukládal každých 5 minut nebo 1, aby se ukládal každou minutu. Kliknutím na OK změny uložíte a pokud nechceme, aby byla tato funkce deaktivována, musíme pole deaktivovat. Proces dokončíme kliknutím na OK.
ZVĚTŠIT
Krok 3
Vidíme, že ve Wordu, Excelu nebo PowerPointu máme možnost „Zachovat poslední verzi automaticky obnovenou, když zavřu bez uložení“, což nám umožňuje mít poslední vydání, které jsme v dokumentu vytvořili, což je další důkaz integrity obnoveného souboru.
ZVĚTŠIT
Díky této praktické funkci Office budeme mít možnost obnovit naše soubory, a tak vědět, že tam jsou.
