Jedním z nejpoužívanějších e -mailových klientů je Outlook 2016 díky svým vlastnostem a funkcím, díky nimž je jedinečný pro celý poštovní proces, schůzky, kalendář atd.
Stejným způsobem, jakým uchováváme zálohu nebo zálohu našich souborů, je ideální, když zálohujeme nejjemnější e -maily, a toho je dosaženo díky archivaci, která nám v aplikaci Outlook 2016 umožňuje vytvořit tuto zálohu v nové složce s názvem Archiv.pst abyste k němu měli později přístup.
Společnost Solvetic bude analyzovat různé možnosti dostupné v aplikaci Outlook 2016 k provedení zabezpečené archivace.
1. Archivujte e -maily v aplikaci Outlook 2016 pomocí možnosti automatické archivace
Krok 1
Chcete -li tuto metodu použít, přejděte na kartu Archiv a tam vybereme řádek Možnosti:
Krok 2
V zobrazeném okně přejdeme na řádek Pokročilý a klikněte na tlačítko Nastavení automatické archivace umístěný v sekci Vlastní archiv:
ZVĚTŠIT
Krok 3
Zobrazí se následující okno, kde je ve výchozím nastavení možnost „Spustit automatické archivování každé“ je neaktivní, přistoupíme k jeho aktivaci a uvidíme více možností:
Krok 4
Zde můžeme definovat hodnoty jako:
- Období, ve kterém bude archivace provedena.
- Před spuštěním zobrazte zprávu.
- Definujte cestu, kde bude soubor pst hostován.
- Odstraňte prvky s definovaným časem.
Jakmile jsou tyto možnosti nakonfigurovány, klikněte na Přijmout a tímto způsobem se automaticky vytvoří soubor pošty.
Krok 5
Období definovaná možností automatického archivování v aplikaci Outlook 2016 jsou:
- Doručená pošta, kalendáře, koncepty, poznámky: 6 měsíců.
- K odeslání: 3 měsíce.
- Odeslané položky, odstraněné položky: 2 měsíce.
- Kontakty: Nejsou automaticky archivovány.
2. E -maily archivujte v aplikaci Outlook 2016 ručně v aplikaci Outlook 2016
Tato možnost je praktická, když chceme archivovat určité e -maily nebo složky aplikace Outlook 2016.
Krok 1
Chcete -li tento proces použít, přejděte na kartu Archiv a zobrazíme možnosti Nástroje kde vybereme možnost Čištění starých předmětů:
Krok 2
Zobrazí se následující okno, kde musíme vybrat složky k archivaci:
Krok 3
Zde můžeme určit, které e -maily budou archivovány před zvláštním datem, definovat novou trasu pro e -mail a pokud si přejeme, aktivovat pole Zahrnout položky, které mají zaškrtnuté políčko „Nearchivovat automaticky“ vynutit archivaci. Změny použijete kliknutím na OK. Můžeme vidět soubor pst vytvořený v uvedené cestě:
Krok 4
V tuto chvíli chceme otevřít tento soubor pst, abychom viděli jeho obsah, musíme přejít na kartu Archiv a v zobrazeném okně vyberte možnost Otevřít a exportovat:
ZVĚTŠIT
Krok 5
Tam vybereme možnost Otevřete datový soubor aplikace Outlook a v zobrazeném okně vyberte soubor pst. Klikneme na Přijmout a tímto způsobem budou e -maily zálohovány.
Tímto způsobem můžeme archivovat naše e -maily v aplikaci Outlook 2016 a mít vždy jejich dostupnost.
