Excel 2016 nám nabízí řadu možností, jak správně spravovat data, která jsou tam hostována, pomocí tabulek, funkcí a vzorců. Jednou z hlavních alternativ, které nám Excel 2016 nabízí, je možnost sdílení dokumentu s ostatními pro úpravy, protože to zvyšuje kapacitu návrhu a správy uložených dat.
Proto tentokrát Solvetic přináší několik tipů, které je třeba udělat před sdílením tabulky v aplikaci Excel 2016.
1. Aktualizujte informace o dokumentu
Při správě listu aplikace Excel 2016, ke kterému mají přístup další uživatelé, je ideální vědět, zda provedli jakýkoli typ změn, aniž by byli informováni.
Když přejdeme do nabídky „Soubor“, můžeme vidět všechny podrobnosti vybraného listu, jako je velikost, název, štítky, autor, datum vytvoření, datum úpravy a další. Díky těmto informacím lze snadno zjistit, zda uživatel provedl nějaké změny, protože se zobrazí, kdo a kdy je provedl.
2. Před sdílením vytvořte zálohu
Tento krok je nezbytný, protože jakmile byly provedeny změny a uloženy, nelze je obnovit a jakákoli změna může nepochybně ovlivnit design, správu nebo kontrolu nad daty listu.
Je důležité uchovávat kopii na místním počítači nebo v cloudu. V tomto tlačítku můžete vidět a zakoupit nejlepší bezplatné služby cloudového úložiště
3. Zkontrolujte skryté listy
Krok 1
Někdy skryjeme listy v aplikaci Excel 2016, abychom se vyhnuli úpravám citlivých dat nebo administrativním úkolům.
Pokud chceme zkontrolovat, zda má aktuální list skryté listy, přejděte do nabídky „Start“, skupiny „Buňky“ a tam vybereme možnost „Formát“ / „Skrýt a zobrazit“ / „Zobrazit list“
Krok 2
Tím se otevře nové okno, kde uvidíme název skrytého listu nebo listů v aplikaci Excel 2016. Klikněte na „OK“ a uvedený list bude opět viditelný.
4. Definujte oprávnění k úpravám listů
Je důležité si ujasnit, kteří uživatelé mají přístup k souboru a jaká oprávnění v něm mají, protože někteří uživatelé s oprávněním k úpravám v něm mohou provést jakýkoli typ změny.
V aplikaci Excel 2016 můžeme vytvořit dva typy oprávnění:
- Může upravovat: Umožňuje vybranému uživateli plný přístup k listu
- Může zobrazit: Pomocí této možnosti bude uživatel moci zobrazit pouze obsah listu, ale bez možnosti jej upravit.
Chcete -li zkontrolovat, kdo má k listu přístup a jaký typ oprávnění má, klikněte na tlačítko „Sdílet“ umístěné na pravé straně a tam se zobrazí informace s příslušným typem oprávnění.
Jak vidíme, jsou to jednoduché kroky, ale umožňují nám správně spravovat listy, které mají být upravovány.
