Platformy pro zasílání e-mailů každým dnem získávají na síle díky svým funkcím a funkcím, které umožňují každodenní centralizaci správy e-mailů, kalendářů a kontaktů každý den. Je normální, že dostáváme značné množství e -mailů do naší doručené pošty nebo na jiná místa, a pokud neprovádíme úklid často, může se stát, že budeme čelit saturaci e -mailů, což může mít negativní dopad na chování e -maily.
Některé současné e -mailové platformy dokážou automaticky odstranit nejstarší e -mailové zprávy hostované v e -mailu, přičemž zohledňují určité hodnoty, jako jsou odesílatelé nebo čas, kdy je mají vidět.
Gmail je jednou z nejpoužívanějších e-mailových platforem, kterou Google nabízí, což je horší v rámci jeho funkcí, ačkoli máme vestavěné filtry, tyto filtry fungují pouze na nové příchozí e-maily, ale nelze je použít na staré e-maily, proto musíme najít způsob, jak vytvořit pravidlo nebo filtry pro odstranění e -mailů, které jsou v Gmailu déle, než je nutné, protože tyto e -maily bezpochyby nebudou užitečné.
K optimalizaci těchto úkolů čištění Gmailu máme k dispozici bezplatné rozšíření s názvem Email Studio, které bylo vyvinuto s cílem optimalizovat a být schopno provádět mnoho dalších úkolů v Gmailu nad rámec předdefinovaných, což umožňuje mnohem lepší kontrolu nad každou příchozí i stávající poštou .
NástrojeS Email Studio budeme mít k dispozici užitečné nástroje pro:
- Odesílejte e -maily později
- Umět odesílat inteligentní automatické odpovědi
- Proveďte přeposílání pošty jinému příjemci
- Klonujte koncepty z Gmailu
- Automaticky mazat e -maily na základě určitých kritérií a dalších.
Krok 1
Chcete -li nainstalovat toto rozšíření, můžeme přejít na následující odkaz:
Vstupem na tento odkaz uvidíme následující:
ZVĚTŠIT
Krok 2
Tam klikneme na tlačítko Instalovat a zobrazí se následující zpráva:
Krok 3
Tam klikneme na řádek Pokračovat, abychom dokončili proces instalace tohoto doplňku v Gmailu.
Krok 4
Po nainstalování tohoto rozšíření můžeme přistoupit ke konfiguraci automatického mazání e -mailů v Gmailu.
Konfigurace automatického mazání e -mailů v Gmailu.
FiltryPři použití pluginu Email Studio, konkrétně možnosti čištění e -mailu (Vyčištění e -mailu), bude možné použít určité filtry, jako například:
- Smažte všechny e -maily, které byly přijaty před více než měsícem a které zase pocházejí od konkrétních odesílatelů nebo jsou v konkrétní složce, například v doručené poště
- Archivujte a označte jako přečtené všechny e -maily ve složce doručené pošty, které jsou starší než 3 měsíce
- Po 2 dnech trvale smažte všechny e -maily z koše a složky spamu v Gmailu. Pamatujte, že ve výchozím nastavení Gmail smaže nevyžádanou poštu a nevyžádanou poštu až po 30 dnech, kdy tam bude
- Po týdnu nebo měsíci přijetí nastavte značku „sledování“ na všechny doporučené e-maily.
Tento nástroj automatického čištění má předplatitele e -mailu, pomocí kterého bude možné snadno odstranit naši e -mailovou adresu ze seznamů nevyžádané pošty a jiných hromadných e -mailů, což je dnes velmi běžné.
Krok 5
Chcete -li povolit tuto možnost v Gmailu, bude nutné otevřít e -mail umístěný ve složce doručené pošty, aby byla na pravé straně povolena možnost E -mailové studio:
ZVĚTŠIT
Krok 6
Tam klikneme na možnost Vyčištění e -mailu a zobrazí se následující:
Krok 7
Klikneme na řádek Přidat nové pravidlo, abychom vytvořili naše eliminační pravidlo, a když vybereme tuto možnost, uvidíme následující:
Krok 8
Jak vidíme, Vyčištění e -mailu využívá řadu podmínek a akcí k odstranění e -mailů.
Na úrovni podmínek najdeme faktory jako:
Zvolte ŠtítekTato možnost nám umožňuje vybrat umístění, ze kterého mají být e -maily odstraněny, tam najdeme možnosti jako doručená pošta, spam, koš atd.
PřijatoV této sekci můžeme definovat časové období, které musí e -maily splňovat, aby mohly být odstraněny, tam máme od 1 dne do 6 let
Krok 9
V polích Od definujeme v případě potřeby odesílatele e -mailu a v poli Předmět definujeme předmět e -mailu, pokud chceme odstranit konkrétní e -maily.
PoznámkaV rámci těchto možností je možné použít pokročilé operátory vyhledávání v Gmailu, například newer_than nebo contains: attachment nebo greater_than, takže tyto parametry přesně odpovídají zprávám Gmailu, které mají být archivovány, odstraněny nebo přesunuty do jiné složky.
V sekci akcí, umístěné ve spodní části, můžeme aktivovat následující pole:
Archivujte toArchivujeme definované e -maily
Označit jako přečtenéVybrané e -maily označíme jako přečtené
Začni toOtevíráme vybrané e -maily
Zrušit odběr ze SeznamuUmožňuje nám opustit seznam adresátů, ve kterém jsme registrováni
Přesunout do košePřesuňte e -maily do koše
Odstranit trvaleTrvale odstranit e -maily
Krok 10
Kromě toho bude možné použít štítek v možnosti Vybrat štítek umístěné ve spodní části.
Krok 11
Pokud chceme e -maily odstranit, můžeme vybrat možnost Přesunout do koše a poté koš vyprázdnit nebo vybrat možnost Odstranit trvale. Jakmile je toto definováno, klikneme na tlačítko Uložit umístěné ve spodní části a tento úkol bude automaticky prováděn každou hodinu podle kritérií úlohy cron a bude mít na starosti provádění akce uvedené v e -mailech, které odpovídají podmínku, kterou jsme definovali.
Při ukládání můžeme akci vidět na bočním panelu a tam ji bude možné upravit, spustit nebo odstranit:
Krok 12
Při provádění této akce se zobrazí souhrn e -mailů, které byly odstraněny, v opačném případě uvidíme, že nebyly nalezeny žádné shody s definovanými kritérii:
Krok 13
V opačném případě uvidíme počet zpracovaných e -mailů:
Je to tak jednoduché, Email Studio je užitečnou a praktickou alternativou k odstranění stovek nebo tisíců e -mailů z našeho účtu Gmail, které zbytečně zabírají místo, a tak mnohem lépe spravují náš e -mail.
