Jak zálohovat v SharePointu Online

Nejjednodušší způsob, který můžeme jako uživatelé nebo správci implementovat, abychom zachovali integritu a dostupnost informací, zejména relevantních nebo kritických, je časté spouštění záloh, protože k chybě softwaru nebo hardwaru může kdykoli dojít k ovlivnění tohoto typu informací. Pokud je to potenciálně citlivé, může to mít negativní dopad na celou podnikovou realizaci.

SharePoint Online a OneDrive pro firmy jsou dvě nejuniverzálnější aplikace vyvinuté společností Microsoft, které hostují základní data pro optimální provádění úkolů, zatímco OneDrive funguje jako cloudová platforma, SharePoint Online nám nabízí řadu prvků, jako jsou šablony, toky, data , schémata a další, které působí automaticky a generují výsledky podle vytvořené konfigurace. Pokud má tedy nějaká chyba negativní dopad na jejich provoz, jsou záložní kopie životně důležité, aby se zabránilo ovlivnění běžných procesů, protože budou existovat novější verze zálohovaných dat.

Společnost Solvetic vysvětlí, jak můžeme vytvořit záložní kopii služby SharePoint Online, a zajistit si tak, že informace budou chráněné a dostupné.

Je třeba mít na paměti, že Office 365 i SharePoint integrují možnost nativního zálohování jako mnoho aplikací, ale v SharePointu máme možnost zásady uchovávání, která nám umožňuje automaticky zachovat nebo odstranit určité prvky v závislosti na případu.

Tuto zásadu lze použít globálně na veškerý obsah služby SharePoint nebo pouze na vybrané weby. Když implementujeme tyto zásady, bude vytvořena retenční knihovna, ve které bude odstraněný obsah hostován po určitou dobu, takže bude k dispozici, pokud k němu budeme potřebovat přístup.

Možnosti zabezpečeníPři používání této metody musíme vzít v úvahu některé možnosti zabezpečení:

• Všechny kopie budou uloženy na stejném fyzickém místě.

• Jsou závislé na službách společnosti Microsoft.

• Budou viditelné pouze pro správce kolekce webů SharePoint.

• Musíme mít aktivní předplatné služby SharePoint Online.

Architektura zálohování a procesy obnovy zabudované do SharePointu připojují zálohy a obnovu ze serverových farem, zálohy a obnovu z nepřipojené databáze obsahu.

Výhody zálohováníNa obchodní úrovni existují různá prostředí, kde je zálohování pro procesy kontinuity více než nezbytné, některá z nich jsou tato:

• Obnovení omylem smazaného obsahu, který není chráněn košem ani kontrolou verzí.

• Obnova z neočekávaného selhání hardwaru nebo softwaru.

• Přesun dat mezi zařízeními nebo aktualizace hardwaru nebo softwaru.

Nyní se podíváme na některé metody pro vytvoření zálohy SharePointu Online. Pamatujte, že SharePoint Online byl vytvořen za účelem ukládání, organizace a sdílení informací pomocí všech typů zařízení pomocí webového prohlížeče, jako je Safari, Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome nebo Firefox, komplexním způsobem.

Služba SharePoint Online má nyní nekonečné množství funkcí a výhod, takže zálohování je nutností.

Vlastnosti a výhody

• Můžeme generovat informace a propojovat uživatele prostřednictvím intranetů a portálů, odkud bude možné sdílet zdroje a aplikace.

• Bude možné využívat sdílení dat a spolupráci s více uživateli.

• Má integrovanou inteligenci pro konkrétnější výsledky.

• Na jednu kolekci webů nebo skupinu máme až 25 TB úložného prostoru.

• Bude možné organizovat a spravovat obsah prostřednictvím knihoven a seznamů pomocí zásad metadat, správy záznamů a uchovávání.

• Umožňuje bezpečně sdílet soubory a obsah s lidmi v organizaci i mimo ni.

• K intranetům, týmovým webům a obsahu máme přístup pomocí mobilní aplikace SharePoint pro Android, iOS a mobilních aplikací OneDrive pro Android, iOS a Windows.

• Automatizujte obchodní procesy pomocí výstrah a pracovních toků.

Pamatujte, že kromě online verze existuje možnost stáhnout si SharePoint do mobilního telefonu, abyste si mohli všechny jeho výhody užívat přímo ze svého smartphonu. V následujícím videu můžete vidět, jak si stáhnout aplikaci a začít ji používat.

1. Jak vytvořit zálohu pomocí aplikací třetích stran SharePoint

Toto je jedna z nejpoužívanějších možností vytváření záloh SharePoint Online, protože tento proces nebude možné provést nativně.

V síti najdeme více aplikací, všechny se zkušební dobou v rozmezí 15 až 30 dní, ale jsou schopné vytvářet úplné nebo přírůstkové zálohy poštovních schránek a veřejných složek Office 365 a také SharePoint Online a OneDrive pro Obchodní stránky.

funkceVe většině těchto aplikací najdeme funkce jako:

• Zálohování poštovních schránek Office 365.

• Zálohování SharePoint Online a OneDrive pro firmy.

• Zálohování veřejné složky Office 365.

• Zálohování dat zařízení.

• Migrace dat ze SharePoint Online a OneDrive pro firmy.

• Přírůstkové zálohování.

• Zabezpečení dat schránek a veřejných složek.

• Cloudové zálohování a úložiště VM (virtuální počítače)

• Zálohujte na vyžádání nebo naplánujte automatické zálohování

• Centralizované řízení.

• Granulární obnova a mnoho dalších funkcí.

Je na nás, abychom vybrali ten, který nejlépe vyhovuje současným potřebám obnovy.

2. Vytvořte zálohování SharePointu Online pomocí Microsoft Contact Center

Toto je metoda, pomocí které můžeme kontaktovat podporu společnosti Microsoft, aby nám poskytla možnost obnovit kolekci webů, kde jsou hostovány příslušné knihovny. Musíme mít na paměti, že společnost Microsoft spouští záložní kopii (nikoli častou) webů SharePoint a když požádejte je o tuto kopii, aby obnovili informace, s největší pravděpodobností chybí data, protože na rozdíl od nás mohou tuto kopii vytvářet každý měsíc nebo každých 15 dní.

Pokud chceme kontaktovat podporu společnosti Microsoft, můžeme to udělat z následujícího odkazu:

ZVĚTŠIT

Tam klikneme na tlačítko Nápověda a poté na možnost Získat technickou podporu.

Aspekty, které je třeba zvážitPři této metodě kontaktování společnosti Microsoft je třeba mít na paměti některé aspekty:

• Společnost Microsoft podporuje obrázky každých 12 hodin a každý z těchto obrázků bude k dispozici po dobu 14 dnů.

• Je možné pouze úplné obnovení sbírky Webů.

• Obnovení využívá stejnou adresu URL, tj. Obrázek kolekce webů, který bude aktivován, což znamená, že budou ztracena všechna data, která jsou aktuálně hostována v adrese URL.

• Budeme moci obnovit pouze celý web kolekce Webů.

3. Jak ručně migrovat položky služby SharePoint

Dokončení této metody může nějakou dobu trvat, a proto se může stát monotónní, protože zahrnuje ruční migraci webů a knihoven SharePoint Online. Tato technika je známá jako Offboarding, to znamená schopnost přesouvat data Office 365 na sdílené cesty k souborům nebo do místního počítače.

Jak archivovat obsah knihovny dokumentů SharePoint OnlineKnihovny dokumentů SharePoint Online obvykle obsahují různé typy souborů a SharePoint uchovává informace o každém souboru, který SharePoint ukládá, ale většina těchto informací se při stahování souborů nezachová, informace, které nejsou zahrnuty při stahování souboru, jsou:

• Informace o pracovním postupu

• Informace o verzi

• Šablony

• Oprávnění k přístupu k souboru

• Vlastnosti dokumentu

Krok 1
Chcete -li použít tuto metodu, přejdeme na SharePoint Online a tam přistoupíme do knihovny, kde se nacházejí informace, které mají být kopírovány:

ZVĚTŠIT

Krok 2
Klikneme na možnost Zobrazit a sdílet soubory a v dalším okně vybereme soubory, které chceme přesunout nebo zkopírovat, a klikneme na tlačítko Kopírovat do umístěné v horní části:

ZVĚTŠIT

Krok 3
Zobrazí se následující. Tam můžeme kliknout na řádek Jiné weby a poté vybrat složku na místním počítači.

4. Jak archivovat seznamy SharePointu Online

Aby bylo možné archivovat obsah knihoven dokumentů SharePoint Online, bude nutné vytvořit připojení k webům SharePoint Online naší společnosti a uživatel, který archivuje obsah seznamu SharePoint, musí mít nainstalovaný Excel od verze 2010 na cestách vpřed.

Seznamy SharePointK aplikaci Outlook lze propojit následující typy seznamů SharePoint Online:

• Kalendář

• Kontakty

• Domácí práce

• Knihovny dokumentů

• Diskuse

Krok 1
Abychom dosáhli této metody, přistupujeme k seznamům SharePointu a v horní části uvidíme tlačítko Exportovat do Excelu:

ZVĚTŠIT

Krok 2
Kliknutím sem musíme definovat cestu a jméno, které se má přiřadit k souboru aplikace Excel. Tím se vytvoří ruční zálohování seznamů SharePoint Online.

ZVĚTŠIT

5. Jak obnovit kolekce webů, podřízené weby a knihovny z koše SharePoint

Je normální, že jsme z nějakého důvodu odstranili objekty, jako jsou weby, seznamy atd., Zůstanou v koši po dobu 30 dnů od data jejich odstranění, takže až skončí smlouva o úrovni služeb (SLA) po dobu 30 dnů budou data z koše odstraněna bez možností ručního obnovení.

Chcete -li obnovit objekt služby SharePoint touto metodou, přejdeme do části Koš a tam vybereme soubory, které chcete obnovit, a klikneme na možnost Obnovit:

ZVĚTŠIT

PoznámkaU jednotlivých položek bude maximální doba obnovy 90 dní a máme dalších 14 dní po vymazání koše, abychom mohli odeslat lístek na službu společnosti Microsoft k obnovení odstraněných dat, ale tato data musí pocházet ze zálohy Microsoft provádí dvakrát denně SharePoint.

Obecné možnosti vytvoření zálohy nebo obnovení prvků služby SharePoint jsou tedy různé, takže musíme analyzovat, které soubory nebo atributy by měly být zálohovány, abychom mohli provést nezbytná opatření.