Microsoft vyvinul sadu Office s různými aplikacemi zaměřenými na každodenní práci každého uživatele, a proto má každá speciální design, takže pro uživatele, kteří zpracovávají velké množství dat, je Excel ideálním řešením pro ty, kteří musí provádět prezentace v PowerPointu je váš spojenec stejně jako Word pro všechna témata souborů.
Jednou z aplikací, která je součástí sady Office, ale která není ve výchozím nastavení nainstalována, je SharePoint, který můžeme získat prostřednictvím různých platebních plánů.
Co je SharePointSharePoint byl navržen s korporátním přístupem pro vytváření webových stránek. Díky implementaci SharePointu jej bude možné používat jako bezpečné a centrální místo, kde můžeme ukládat, organizovat nebo sdílet informace pomocí různých zařízení pro přístup k informacím prostřednictvím webového prohlížeče. jako je Microsoft Edge, Chrome nebo Firefox.
Úkoly na SharePointuNěkteré z úkolů, které můžeme provádět ve službě SharePoint, jsou:
- Nahrajte soubory do knihovny dokumentů SharePoint, abyste k nim měli přístup odkudkoli nebo z jakéhokoli zařízení.
- Pracujte s ostatními uživateli na stejném dokumentu a současně v reálném čase.
- Otevřete dokument v knihovně dokumentů.
- Sdílejte dokumenty s více uživateli.
- Vytvořte týmový web.
- Sdílejte různé weby.
- Přidání seznamu nebo knihovny na váš týmový web a mnoho dalších akcí.
- Jednou z nejčastěji prováděných úloh ve službě SharePoint je vytváření pracovních toků.
Zde vysvětlujeme kroky k vytvoření pracovních toků v rámci SharePoint2021-2022 online. Necháme vám také tento videonávod jako doplněk k vytvoření týmové nebo komunikační stránky ve službě SharePoint Online.
1. Co je to pracovní tok v SharePointu Online
Pracovní postupy služby SharePoint byly vytvořeny s cílem poskytnout uživatelům možnost spolupracovat na dokumentech a odtud spravovat úkoly projektu, což usnadňuje implementaci konkrétních procesů v dokumentech, souborech nebo prvcích webu SharePoint. Tímto způsobem pracovní tok funguje jako sada automatizovaných úkolů jak dokumentů, tak položek pomocí posloupnosti akcí nebo úkolů, které souvisejí s obchodním procesem.
To je zase spojeno s obchodní logikou, která tvoří sadu pokynů, kde jsou uvedeny indikace a jsou řízeny všechny akce, které mohou ovlivnit dokument nebo prvek integrovaný do pracovního postupu. Pracovní postup nám poskytuje řešení, jako například:
- Snižování nákladů.
- Zlepšení v čase pro koordinaci obchodních procesů.
- Zobrazte, upravte nebo znovu přiřaďte úkol pracovního toku jednomu nebo více uživatelům.
Využití pro SharePointWeb SharePoint se skládá z různých pracovních toků, které byly navrženy tak, aby fungovaly v několika běžných obchodních scénářích:
- Sbírejte zpětnou vazbu: Pomocí tohoto toku přesměrujete dokument nebo položku na skupinu lidí, abyste je našli a odeslali jejich komentáře.
- Schválení: Pomocí tohoto toku je dokument nebo položka zpřístupněna skupině lidí ke schválení.
- Shromažďování podpisů: Tento postup směruje dokument Microsoft Office ke skupině lidí, aby sbírali jejich digitální podpisy.
- Tři stavy: Jedná se o speciální pracovní postup, protože jej lze implementovat do administračních procesů, kde je nutné navázat na jeden nebo více objemů problémů nebo prvků, jako jsou incidenty technické pomoci, prodejní kampaně atd.
- Schválení publikace: Je to stejný tok jako u schvalování, protože automatizuje odesílání obsahu odborným uživatelům ke kontrole a schválení.
Možnosti služby SharePointDostupnost toku je spojena s umístěním webu a v závislosti na tom, kde je přidán, jsou některé možnosti:
- Pokud je k typu obsahu seznamu přidán tok, bude tento tok povolen pouze pro položky stejného typu obsahu v přidruženém seznamu nebo knihovně.
- Pokud je tok přidán přímo do seznamu nebo knihovny, bude k dispozici pouze pro položky v tomto seznamu nebo knihovně ve službě SharePoint
- Pokud k typu obsahu webu přidáme tok, bude k dispozici pouze pro všechny prvky daného typu obsahu v seznamech a knihovnách, kde byla přidána instance s tímto obsahem.
- V případě, že chceme, aby byl pracovní postup k dispozici ve všech seznamech nebo knihovnách webu, musíme vytvořit tok webu.
Jak vytvořit pracovní postup ve službě SharePointNyní uvidíme, jak vytvořit pracovní postup ve službě SharePoint.
Když vytvoříte pracovní postup ve službě SharePoint, Microsoft Flow je integrován ke konfiguraci pracovních postupů pro seznamy a knihovny na platformě SharePoint Online i na OneDrive pro firmy.
Microsoft Flow byl vyvinut za účelem automatizace úkolů mezi SharePointem a jinými Office 365 a službami třetích stran za účelem přijímání oznámení, synchronizace souborů, shromažďování dat a dalších úkolů. Plán SharePoint lze zakoupit na následujícím odkazu. Tam vybereme možnost, která nejlépe vyhovuje našim potřebám.
2. Vytvořte pracovní postup ve službě SharePoint Online
Krok 1
Chcete -li tento proces spustit, přejděte na následující odkaz a zadejte přihlašovací údaje, které byly vytvořeny při nákupu plánu SharePoint Online:
Krok 2
Uvidíme následující:
Krok 3
Zde vybereme „SharePoint“ a budeme přesměrováni do následujícího okna:
Krok 4
Tam bude nutné vytvořit web, aby bylo možné aplikovat pracovní postup, proto klikneme na tlačítko „Vytvořit web“ a uvidíme následující:
ZVĚTŠIT
Krok 5
Zde definujeme typ webu, který se má vytvořit, v tomto případě vybereme „Skupinový web“ a v dalším okně definujeme jeho název a nastavení ochrany osobních údajů:
ZVĚTŠIT
Krok 6
Klikněte na Další a bude možné přidat další vlastníky, kliknutím na Dokončit vytvoříte web:
ZVĚTŠIT
Krok 7
Dále vytvoříme nový seznam, k tomu klikneme na tlačítko Nový a tam vybereme Seznam:
Krok 8
V dalším okně přiřadíme název a popis seznamu:
Krok 9
Kliknutím na Vytvořit dokončíte vytváření našeho seznamu a budeme přesměrováni do tohoto okna, kde uvidíme možnosti vytvořeného seznamu:
ZVĚTŠIT
Krok 10
V horní části seznamu nebo knihovny, kterou jsme vytvořili, musíme kliknout na možnost „Tok“ a poté kliknout na možnost „Vytvořit tok“:
Krok 11
Kliknutím tam se zobrazí následující postranní panel s různými šablonami, které lze použít v toku, který má být vytvořen. Pro přístup k dalším možnostem můžeme kliknout na řádek „Zobrazit toky“.
ZVĚTŠIT
PoznámkaMůžeme vybrat šablony toků vlastních akcí umístěné ve spodní části seznamu a vytvořit tok od začátku a podle našich požadavků.
Krok 12
V tomto případě vybereme šablonu „Odeslat e -mail“ a budeme přesměrováni do následujícího okna, kde uvidíme průvodce Microsoft Flow:
Krok 13
Tam kliknutím na tlačítko „Úvod“ přijmeme licenční podmínky a přistoupíme k Microsoft Flow.
PoznámkaSlužby Office 365, jako je SharePoint a Outlook, se automaticky starají o vytváření připojení.
Krok 14
Uvidíme následující:
ZVĚTŠIT
Krok 15
Na základě zvoleného toku se zobrazí možnosti, kliknutím na tlačítko „Vytvořit tok“ spusťte proces konfigurace. Další alternativou, kterou máme, je přejít do sekce „Šablony“ a odtud přistupovat ke všem dostupným možnostem:
ZVĚTŠIT
Krok 16
Zde můžeme kliknout na požadovanou šablonu toku v SharePoint Online:
ZVĚTŠIT
Krok 17
Jakmile je pracovní postup vytvořen, můžeme přejít do sekce „Moje toky“ a zobrazit jeho podrobnosti:
ZVĚTŠIT
Krok 18
V některých šablonách bude nutné na ně použít nějaký typ akce, například jsme vybrali šablonu „Pošli mi moji polohu poštou“. Jakmile zahájíme proces vytváření toku, první krok, který je třeba udělat, je znám jako spouštěč, který určí způsob, jakým musí být tok spuštěn:
ZVĚTŠIT
Krok 19
V takovém případě zadáme e -mail do pole „Odeslat poštu“ a poté klikneme na „Nový krok“ a můžeme definovat akci, která má být provedena. Pracovní postup provede tyto akce automaticky podle námi uvedených kritérií.
ZVĚTŠIT
Krok 20
Výhodným bodem SharePointu je, že bude možné zkontrolovat integritu toku, proto klikneme na možnost „Kontrola toku“ a budeme moci zobrazit chyby i varování:
Krok 21
Nyní, abychom ověřili, že tok funguje správně, klikneme na tlačítko „Provést“ a zobrazí se následující:
Krok 22
Zde vidíme vybraný typ šablony a také akci, která má být provedena, klikneme na „Pokračovat“ a uvidíme několik dalších možností:
Krok 23
Testy provedete kliknutím na „Provést tok“ a výsledek bude následující:
Krok 24
Pokud si přejeme, můžeme kliknutím na řádek „Zobrazit aktivitu provádění toku“ přejít k historii vybraného toku:
ZVĚTŠIT
Krok 25
Tato šablona je nyní zodpovědná za odeslání naší polohy na e -mailovou adresu, proto na adrese, kterou uvedeme, uvidíme následující:
ZVĚTŠIT
3. Možnosti pracovního postupu ve službě SharePoint Online
Krok 1
Když vybereme vytvořený tok, můžeme kliknout na ikonu „Více“ a tam provádět akce, jako například:
- Spusťte zvolený průtok
- Sdílejte to s ostatními uživateli
- Vytvořte kopii
- Exportovat
- Uložte jej jako šablonu
- Analyzujte to
- Odstranit to
Krok 2
Jak vidíme, každá možnost je úplná a praktická. Je třeba mít na paměti, že je nutné držet krok s oznámeními, je možnost používat naše mobilní zařízení k přijímání oznámení nebo upravovat některé parametry, proto si můžeme stáhnout aplikaci Microsoft Flow v následujících odkazech. Po stažení a instalaci musíme nakonfigurovat účet přidružený k SharePointu, aby přijímal oznámení.
Díky pracovnímu postupu SharePoint integrovanému s Microsoft Flow máme mnoho možností pro správu a kontrolu nad relevantními aspekty skupinové spolupráce a každého webu nebo knihovny, která je vytvořena.
