Jak organizovat e -maily v Gmailu

Gmail je platforma Google, která nám umožňuje mít k dispozici široký nástroj pro správu a kontrolu e -mailů, které jsou základní součástí našich každodenních úkolů. S Gmailem budete svoji doručenou poštu organizovat tak, aby byla efektivnější. E -mailovou schránku budeme moci vylepšit, abyste rychleji našli zprávy.

S množstvím nechtěných zpráv můžeme mít doručenou poštu opravdu plnou e -mailů, o nichž někdy nevíme, od koho přicházejí. Solvetic vás naučí, jak tyto e -maily dynamicky organizovat a mít nad nimi lepší kontrolu.

1. Jak archivovat e -maily s doručenou poštou v Gmailu

V mnoha případech máme ve složce Doručené stovky zpráv, které již není nutné číst, nebo které by odtamtud měly být jednoduše odstraněny, protože to ovlivňuje správné pořadí ostatních zpráv. Pokud existují e -maily, které nepotřebujeme vidět a které lze archivovat, můžeme je automaticky archivovat následujícím postupem.

Krok 1
Klikněte na ikonu pastorku těsně pod naším účtem a vyberte možnost Nastavení:

Krok 2
Zobrazí se následující okno a přejdeme na kartu Filtry a blokované adresy:

Krok 3
Tam vybereme možnost Vytvořit filtr a uvidíme následující:

Krok 4
Zde můžeme zadat hodnoty filtrů a jakmile to bude hotové, klikněte na řádek Vytvořit filtr s těmito kritérii vyhledávání a uvidíme následující:

Tam byly vybrány všechny zprávy s označenými slovy a zde se musíme rozhodnout, co bude filtr dělat, v tomto případě označíme pole Přeskočit přijato (Archiv). Tímto způsobem budou zprávy s tímto filtrem automaticky archivovány.

2. Jak zobrazit všechny e -maily od jednoho odesílatele Gmailu

Gmail nám umožňuje prohledávat všechny e -maily od konkrétního odesílatele a je celkem jednoduché zobrazit všechny e -maily od tohoto odesílatele.

K tomu najedeme myší na jméno kontaktu a v zobrazeném vyskakovacím okně klikneme na řádek Zprávy ve spodní části:

Tímto způsobem uvidíme všechny zprávy od tohoto odesílatele:

3. Jak organizovat e -maily podle předmětu

Tato možnost nám dává možnost uspořádat e -mail podle určitých předmětových slov.
Chcete-li to provést, klikněte na šipku rozevíracího seznamu ve vyhledávacím panelu Google a zadejte požadované slovo do pole Obsahuje slova:

Pokud chceme vyhledávání dále omezit, můžeme kliknout na možnost Hledat a vybrat požadovaný filtr:

4. Jak zasílat automatické odpovědi na přijaté e -maily

Toto je zásadní funkce, abychom se vyhnuli přijímání stovek e -mailů, když jsme nepřítomni kvůli práci, zdraví, dovolené nebo jiným osobám. Pomocí této možnosti replikujeme všechny přijaté e -maily zprávou, která indikuje, kdy budeme opět k dispozici v práci nebo doma.

K tomu se vrátíme zpět do možnosti Konfigurace a na kartě Obecné přejdeme do sekce Automatická odpověď a aktivujeme pole Povolená automatická odpověď a definujeme text a dny, ve kterých bude odeslán. Po definování klikněte na Uložit změny.

ZVĚTŠIT

5. Jak odstranit e -maily v definovaném časovém období

Chcete -li odstranit e -maily před konkrétním datem, zadejte do vyhledávacího pole frázi před: 2017/10/25, ale můžeme tam definovat požadované datum. Tam můžeme kliknutím na pole zobrazit různé dostupné možnosti e -mailu.

6. Jak přidat štítky k e -mailům

Štítky v Gmailu nám pomáhají udržovat mnohem přímější objednávku e -mailů, které máme v doručené poště.

Chcete -li to provést, jednoduše vyberte požadované e -maily a klikněte na ikonu štítku, definujte některý z dostupných štítků nebo si vytvořte vlastní:

Pokročilí operátoři GmailuPokud některý z e -mailů, které hledáme, neobsahuje klíčové slovo, které by vám usnadnilo vyhledávání, níže uvádíme několik operátorů vyhledávání, které mohou být velkou pomocí.

• Pokud chcete z chatu vyloučit chaty, zadáme je

 -značka: chaty

• Chcete -li vyhledat konkrétní značky, napíšeme

 + štítek: Název štítku

• Pro vyhledávání e -mailů mezi určitým časovým obdobím zadáme

 před: rrrr / mm / dd a po: rrrr / mm / dd

• Pro hledání příloh napíšeme

 název souboru: (typ souboru)

• Pokud je požadovaný e -mail v koši nebo ve spamu, můžeme jej zadat

 v: koš (slovo) nebo v: spam (slovo)

Díky těmto tipům můžeme lépe organizovat naše e -maily v Gmailu a získat mnohem přesnější kontrolu nad každým e -mailem, který máme v každé složce Gmailu.